Tantangan Manajemen Waktu – sebuah sumber mengatakan, mengkategorikan hambatan terhadap manajemen waktu yang efektif sebagai hambatan internal maupun eksternal.
Hambatan internal adalah hambatan yang berasal dari individu dan berada dalam kendali individu tersebut. Hambatan tersebut meliputi faktor-faktor berikut:
Kurangnya pengendalian diri. Individu yang kurang pengendalian diri cenderung mudah teralihkan dan mungkin kehilangan sasaran karena hal ini.
Penundaan. Orang menunda tugas hingga mereka merasa tertekan untuk menyelesaikannya. Ini adalah perilaku reaktif.
Kurangnya motivasi. Seseorang mungkin tidak melihat alasan untuk menyelesaikan sesuatu, memilih untuk melakukan hal lain, dan menetapkan sasaran lain.
Kecemasan. Individu yang mengalami stres cenderung merasa lebih sulit untuk fokus dan bersikap tegas.
Menyenangkan orang lain. Seseorang yang sibuk menyenangkan semua orang pasti akan gagal karena orang lain memiliki kebutuhan yang saling bertentangan; individu tersebut akan berusaha terlalu keras untuk menyenangkan mereka semua.
Multitasking. Mencoba melakukan terlalu banyak hal sekaligus, atau Multitasking, dapat berarti gagal dalam semua hal. Faktor internal ini berkaitan dengan kebiasaan, perilaku, dan tindakan seseorang. Meskipun perilaku tersebut mungkin tidak disadari atau sudah mengakar, seseorang memiliki kekuatan untuk mengendalikan perilakunya dan mengubah cara mereka menggunakan waktu.
Hambatan eksternal adalah faktor yang berasal dari luar diri seseorang. Faktor-faktor tersebut meliputi faktor-faktor berikut:
Beban kerja. Seseorang dapat berakhir dengan lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat ditanganinya.
Keterbatasan pekerjaan. Pekerjaan atau tempat kerja dapat menghalangi seseorang untuk mencapai tujuannya.
Kekurangan sumber daya perusahaan. Suatu perusahaan mungkin tidak menyediakan sumber daya yang dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Misalnya, mungkin posisi tersebut hanya dapat dilakukan dari jarak jauh, tetapi perusahaan tersebut tidak menyediakan alat kolaborasi bagi anggota tim untuk bekerja dari jarak jauh dengan baik.
Gangguan. Faktor kehidupan eksternal, seperti keadaan darurat keluarga atau pandemi global, dapat mengganggu kemampuan seseorang untuk mengatur waktu mereka secara efektif. Pembuang-buang waktu dasar seperti media sosial juga dapat menyita waktu.
Hambatan eksternal, tidak seperti hambatan internal, tidak berada dalam kendali individu. Hambatan tersebut berasal dari lingkungan luar. Namun, individu dapat mengendalikan bagaimana mereka bereaksi terhadap hambatan tersebut.
Kiat dan Teknik Tantangan Manajemen Waktu
Berikut ini beberapa kiat untuk mencapai manajemen waktu yang lebih baik:
Buat jurnal aktivitas selama seminggu untuk mengidentifikasi waktu-waktu dalam sehari yang kemungkinan paling produktif. Gunakan informasi tersebut untuk memandu penjadwalan tugas.
Luangkan waktu di awal setiap hari kerja untuk membuat daftar tugas yang harus dilakukan dengan tujuan yang terukur dan metode untuk mencapainya.
Jadwalkan tugas harian sesuai prioritas dan sertakan waktu yang tidak terjadwal dalam sehari.
Kelola ketersediaan komunikasi Anda. Buka aplikasi email dan pesan instan pada waktu yang dijadwalkan daripada menggunakannya sepanjang hari.
Ikuti praktik terbaik manajemen email lainnya, seperti memproses email Anda secara berkelompok dan mengatur pesan untuk ditangani di lain waktu.
Asumsikan gangguan berkala akan terjadi dan tambahkan waktu untuk tugas-tugas tertentu agar gangguan tersebut dapat diatasi.
Kelola beban kerja Anda. Jangan setuju untuk mengerjakan lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat Anda lakukan dengan nyaman dan diskusikan tuntutan yang tidak masuk akal dengan manajemen.
Berikut ini adalah beberapa teknik dan alat tantangan manajemen waktu:
Analisis Pareto. Berdasarkan prinsip Pareto, analisis Pareto menyatakan bahwa 80% konsekuensi berasal dari 20% penyebab. Analisis ini berguna untuk mengkategorikan tindakan berdasarkan kepentingan atau nilainya dalam konteks tertentu. Analisis ini membantu orang menggunakan sumber daya secara efisien.
Matriks Eisenhower. Matriks Eisenhower adalah alat bantu untuk memprioritaskan tugas yang membagi tugas menjadi tugas mendesak dan tugas penting. Tujuannya adalah membuat orang memprioritaskan tugas yang lebih penting daripada tugas yang kurang penting tetapi lebih sensitif terhadap waktu yang mengalihkan perhatian dari tugas yang penting.
Pemblokiran waktu. Pemblokiran waktu adalah metode manajemen waktu yang membagi hari menjadi blok waktu tertentu.
Metode Getting Things Done. Metode Getting Things Done adalah pendekatan manajemen tugas yang membantu individu berhenti terlalu memikirkan tugas besar dan kecil, dan mulai memprioritaskannya, dengan tujuan mengurangi tingkat stres untuk meningkatkan produktivitas dan kejernihan pikiran. Ini melibatkan penulisan semua hal, mengkategorikannya berdasarkan kepentingan, lalu mengerjakan tugas.
Teknik Pomodoro. Teknik Pomodoro membagi waktu menjadi slot waktu 25 menit untuk pekerjaan terfokus yang diselingi dengan istirahat lima menit, dengan istirahat lebih lama setelah empat interval kerja berturut-turut. Ini membantu orang menahan keinginan untuk menunda-nunda dan mengerjakan banyak tugas.
Aplikasi produktivitas. Aplikasi produktivitas dapat digunakan untuk mengatur pengingat dan membuat jadwal. Manajemen waktu dan teori manajemen
Banyak teknik manajemen waktu yang digunakan dalam manajemen proyek untuk membantu tim mencapai tujuan mereka.
Berikut ini adalah beberapa teori dan konsep yang lebih luas terkait dengan strategi menghadapi tantangan manajemen waktu:
Hukum Parkinson. Jumlah pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu akan bertambah untuk mengisi waktu yang dialokasikan untuk tugas tersebut, menurut hukum Parkinson.
Aturan 70%. Dengan menghemat energi, orang dapat mencapai produktivitas yang lebih baik saat bekerja dengan kecepatan yang tidak terlalu intens, menurut aturan 70%.
Hukum Hofstadter. Suatu tugas selalu membutuhkan waktu lebih lama dari yang diperkirakan untuk diselesaikan, menurut hukum Hofstadter. Orang-orang melebih-lebihkan manfaat suatu sistem — dalam hal ini, kapasitas individu untuk bekerja dengan batasan waktu.
Teori toples acar. Teori toples acar adalah metafora visual untuk menggambarkan fakta bahwa hari seseorang dapat diisi dengan banyak hal kecil dan tidak penting yang menghabiskan ruang dari hal-hal penting.
Itulah tantangan manajemen waktu yang perlu dipahami oleh pekerja-pekerja di era modern saat ini.
Related Posts : Selamat dan Sukses Serdos Tika Ermita